تاریخ جلسات در ابتدای سال و پس از هماهنگی مسئول واحد سلامت مادران با دفتر ریاست دانشگاه تعیین می گردد.  در مرحله بعد این تاریخ ها به مسئول دفتر ریاست مرکز بهداشت استان (دبیر جلسات) و مدیر گروه سلامت جمعیت و خانواده  و سایر اعضای کمیته اعلام می گردد، این هماهنگی به طور کلی صورت گرفته و در آستانه تشکیل هر کمیته هماهنگی با سایر اعضای کمیته در مورد محتوای جلسه انجام شده و در نهایت دستور جلسه دو هفته قبل از تاریخ تشکیل کمیته به دفتر ریاست دانشگاه اعلام می گردد .  پی گیری ارسال دعوتنامه ها که توسط دفتر ریاست انجام می شود صورت گرفته و گزارشات لازم برای جلسه آماده می گردد. سپس هماهنگی با مدیر گروه سلامت جمعیت و خانواده و دبیر جلسه انجام می شود. در تاریخ مقرر در جلسه حاضر و در مرحله بعدی گزارش جلسه توسط کارشناس مسئول سلامت مادران تهیه و جهت تایید نهایی و اعلام به سایر حاضرین و یا مجریان به دفتر ریاست دانشگاه ارسال می گردد. پی گیری اجرای مداخلات پس از ابلاغ صورت جلسه انجام می گردد .